Datenschutzerklärung zum Hinweisgeber*innensystem an der Münchner Volkshochschule

1. Verantwortliche Stellen im Hinweisgeber*innensystem

  • Für die Entgegennahme der Hinweise und für die Anwendungsbereichs- und Stichhaltigkeitsprüfung (Aufgaben gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 Hinweisgeberschutzgesetz, kurz HinSchG) haben wir den Hinweisgeber*innenbeauftragten Herrn Rechtsanwalt Wolfgang Schmid der Kanzlei Rechtsanwälte Schmid Frank Partnerschaftsgesellschaft (Katharinengasse 11B, 86150 Augsburg, Telefon: 0821 4540808) als verantwortliche Stelle eingesetzt. Er verarbeitet alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Meldung und ihrer Prüfung anfallen, beispielsweise der hinweisgebenden Person, wenn diese ihre Identität freiwillig preisgibt, oder derjenigen Personen, die von der Meldung betroffen sind, grundsätzlich in eigener Verantwortung. Auf diese Verarbeitung haben wir als MVHS keinen Einfluss.

    Die Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch den Hinweisgeber*innenbeauftragten finden Sie unter https://schmid-frank.whizzla.com/datenschutz unabhängig davon, welchen Kommunikationskanal Sie für eine Meldung wählen. 
     
  • Für die Bearbeitung der Hinweise und Durchführung von Untersuchungen in den Folgemaßnahmen gemäß § 18 HinSchG zuständig und damit verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

    Münchner Volkshochschule GmbH:
    der*die Managementreferent*in bzw. stellvertreten durch die*den Programmreferent*in

2. Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die im Unternehmen zuständige Stelle verarbeitet die unten genannten personenbezogenen Daten, die der Hinweisgeber*innenbeauftragte an sie weitergibt, um gemäß § 17 Abs. 1 Nr. 6, 18 HinSchG angemessene Folgemaßnahmen zu bestimmen. Zweck der Folgemaßnahmen ist etwa die Aufklärung der Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten, die Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens, Rechtsausübung, Entlastung (sogenannte Rehabilitierung) und die Umsetzung gesetzlicher (Mitwirkungs-)Pflichten.

Folgemaßnahmen können etwa sein: Interne Untersuchungen, bei denen Erhebung weiterer personenbezogener Daten bei der betroffenen Person oder sonstigen Personen miteinhergeht; die Kontaktaufnahme mit von einer Meldung betroffenen Personen oder Arbeitseinheiten; der Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen; der Abschluss des Verfahrens aus Mangeln an Beweisen oder anderen Gründen oder die Abgabe des Verfahrens an eine Behörde. Das Verfahren erfordert gegebenenfalls die Einbeziehung des vom Hinweis betroffenen Unternehmens und damit auch eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an dieses im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Der Abschluss des Verfahrens erfordert auch die Weitergabe des Ergebnisses an den Hinweisgeber*innenbeauftragten, der die hinweisgebende Person darüber informiert.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Aufgaben nach dem HinschG erforderlich ist, § 10 S. 1 HinschG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden und dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage § 10 S. 2 HinSchG.

Im Rahmen der Folgemaßnahmen werden voraussichtlich folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

  • soweit die hinweisgebende Person gegenüber dem Hinweisgeber*innenbeauftragten in die Weitergabe der Identität an uns eingewilligt hat, ihre
    • Personalstammdaten (Name und Geschlecht)
    • gegebenenfalls private und/oder geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
    • gegebenenfalls Daten zur beruflichen Tätigkeit (Beruf, Unternehmen, Funktion und Position)
       
  • im Hinblick auf Personen, die Gegenstand einer möglichen Meldung sind
    • Personalstammdaten (Name und Geschlecht)
    • Daten zur beruflichen Tätigkeit (Beruf, Unternehmen, Funktion und Position)
    • Informationen zum konkreten Sachverhalt, der nach Auffassung der hinweisgebenden Person den Verstoß darstellt und gegebenenfalls Rückschlüsse auf ein Verhalten oder durchgeführte Handlungen zulassen. Dazu können im Einzelfall auch Pflichtverletzungen oder Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO zählen.
    • gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO
    • gegebenenfalls betrieblich veranlasste Dokumente
       
  • im Hinblick auf sonstige Personen, die von einer möglichen Meldung betroffen sind
    • Personalstammdaten (Name und Geschlecht)
    • gegebenenfalls private und/oder geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
    • Daten zur beruflichen Tätigkeit (Beruf, Beschäftigungsgeber*innen, Funktion und Position beim Beschäftigungsgeber*innen)
    • Informationen zum konkreten Sachverhalt und der Beteiligung der sonstigen Person daran
    • gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO

3. Zweckgebundene Datenverwendung, Weitergabe der Daten, Empfänger von Daten

Der Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung wird strikt beachtet. Sämtliche vorgenannte Daten werden nur zu den hier in diesen Informationen zur Datenverarbeitung genannten Zwecken verarbeitet.

Soweit der Hinweisgeber*innenbeauftragte uns die Identität der hinweisgebenden Person mit deren Einwilligung mitteilt, wahren wir die Vertraulichkeit der Identität. Ebenso wahren wir die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen. Ausnahmen sind in § 9 HinSchG ausdrücklich geregelt und an strenge Voraussetzungen geknüpft (siehe dazu unten).

Im Rahmen unserer Datenverarbeitungstätigkeit können, wenn die Voraussetzungen des § 9 HinSchG vorliegen, personenbezogene Daten an folgende Empfänger*innen weitergeleitet werden:

  • im Hinblick auf die hinweisgebende Person
    • Strafverfolgungsbehörden: in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden
    • Verwaltungsbehörden: aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren
    • Gerichte: aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung
       
  • im Hinblick auf Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, oder sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind
    • Strafverfolgungsbehörden: in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden
    • Verwaltungsbehörden: aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren
    • Gerichte: aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung
    • zuständige Stellen: Deshalb ist die Meldestelle nicht zuständig für eine Meldung oder ist es ihr nicht möglich, dem gemeldeten Verstoß innerhalb einer angemessenen Zeit weiter nachzugehen, so wird die Meldung unverzüglich an die jeweilige für die Aufklärung, Verhütung und Verfolgung des Verstoßes zuständige Stelle weitergeleitet.

4. Dauer der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die an uns übermittelte Dokumentation der Hinweise werden drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gemäß § 11 Absatz 5 HinSchG gelöscht. Die Dokumentation kann im Einzelfall länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Insbesondere kann die Speicherung fortgesetzt werden, soweit sie erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist. Hier orientieren wir uns im Einzelfall an Verjährungs- oder Klagefristen, sofern nicht besonders lange Fristen vorgesehen sind.

5. Keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten durch die hinweisgebende Person

Die hinweisgebende Person ist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, sie betreffende personenbezogene Daten, wie insbesondere den Namen, bereitzustellen. Auch anonyme Meldungen können zu Folgemaßnahmen durch uns führen. Wenn aber die hinweisgebende Person ihre Meldung anonym abgibt und/oder keine Kontaktmöglichkeit angibt, hat der Hinweisgeber*innenbeauftragte keine Möglichkeit, die hinweisgebende Person bei etwaigen Rückfragen zu kontaktieren und gegebenenfalls über das Ergebnis der Prüfung in Kenntnis zu setzen. Dann kann sich die hinweisgebende Person auch nicht darauf berufen, dass keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder, dass sie keine Rückmeldung über das Ergreifen solcher Folgemaßnahmen erhalten hat.

6. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erhalten personenbezogenen Daten von unserem Hinweisgeber*innenbeauftragten. Darüber hinaus werden bei der Durchführung der Folgemaßnahmen im Sinne von § 18 HinSchG unter Umständen neue personenbezogene Daten direkt oder indirekt erhoben und verarbeitet.

7. Betroffenenrechte

Unabhängig von den vorstehenden Ausführungen haben Sie die folgenden Rechte, die Sie bei jedem der beteiligten Unternehmen geltend machen können.

Bitte beachten Sie aber, dass Sie das jeweilige Betroffenenrecht, soweit die Verarbeitung durch den Hinweisgeber*innenbeauftragten in seiner Verantwortlichkeit erfolgt, bei ihm geltend machen müssen.

Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.

Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.

Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten – geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.

Darüber hinaus steht Ihnen auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.

Wenden Sie sich bei Fragestellungen jederzeit direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

8. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten Franz Meier erreichen Sie unter datenschutz@mvhs.de oder unter der Postadresse der Münchner Volkshochschule GmbH, Akademie für Erwachsenenbildung, Bildungszentrum Einstein, A 2.10, Einsteinstraße 28 mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“.